Rabu, 04 Juli 2012

Memanfaatkan Kedua Sisi Kertas HVS


SUTARNO. Berapakah jumlah kertas yang kita butuhkan untuk mencetak suatu dokumen ? Bagi kita khususnya yang berkecipung dalam dunia keadministrasian, kertas sudah menjadi bagian dalam keseharian dan kebutuhan kita untuk mencetak sebuah dokumen. Terkadang dokumen yang kita cetak membutuhkan sebuah persetujuan dari atasan ataupun perlu kita koreksi sendiri.
Oleh sebab itulah dokumen tersebut perlu untuk kita cetak terlebih dahulu untuk mempermudah pengkoreksian oleh atasan ataupun diri kita sendiri. Terkadang untuk mencetak dokumen tersebut tidak hanya sekali atau dua kali. Tidak menutup kemungkinan kita harus mencetak berulang kali karena kekurang cermatan kita dalam mengkoreksi ataupun masih terdapat kesalahan yang silih berganti. Dalam benak kita, sebenarnya kita berharap sekali cetak dokumen tersebut akan beres tanpa harus mengulangi lagi untuk mencetak kembali. Begitu juga jika kita harus mengajukan pengesahan dari atasan, kita berharap sekali mengajukan akan di sahkan tanda ada revisi. Mengacu dari harapan kita, terkadang tidak sesuai dengan kenyataan di lapangan. Walaupun kita sudah seoptimal mungkin dan seteliti mungkin (versi kita), biasanya masih tetap ada kekurangan jika dikoreksi oleh pihak lain. Mensikapi permasalahan tersebut di atas, sudah selayaknya kita harus berfikir ulang, bagaimana kita melakukan tidakan cerdas dalam mencetak sebuah dokumen. Walaupun mungkin kertas tersebut telah disediakan kantor tanpa batas. Pada dasarnya dengan kita melakukan penghematan penggunaan kertas tersebut kita telah berkontribusi terhadap penghematan energi. Sebagai usaha untuk melakukan penghematan penggunaan kertas dalam mencetak suatu dokumen, kita dapat melakukan hal-hal sebagai berikut :


Meneliti Dokumen yang akan Dicetak 

Berpikirlah ulang setiap kali kita akan mencetak suatu dokumen. Tanyakan pada diri kita sendiri, sudahkan saya meneliti dokumen ini ? Sudahkan saya memastikan tingkat kebenarannya ? Jika ke-2 pertanyaan tersebut terlintas di benak kita, maka kita akan berusaha memastikan kebenaran data tersebut melalui tindakan koreksi. Terkadang karena didesak oleh waktu, tidak jarang kita menempatkan diri sebagai superior. Tanpa berpikir panjang tingkat kebenarannya kita langsung mencetak dokumen tersebut. Ternyata setelah kita ajukan banyak terjadi kesalahan. Kita berharap kerja cepat, tetapi akhirnya malah menjadi lambat. Oleh sebab itulah tidak ada salahnya sebelum mencetak dokumen kita koreksi data-dasa tersebut berulang kali dan kita pastikan tingkat kebenarannya.

Konsultasikan Menggunakan Softcopy 

Langkah ke-2 yang dapat kita tempuh adalah : jika dimungkinkan, tanpa mengurangi rasa hormat kita terhadap atasan atau pihak lain dokumen yang akan kita cetak, konsultasikan menggunakan softcopy. Walaupun kita konsultasikan melalui softcopy, alangkah lebih baiknya kita tetap harus melakukan koreksi terlebih dahulu. Karena pada intinya tindakan koreksi ini untuk memastikan tingkat kebenaran data yang telah kita buat.

Memanfaat Kertas Bekas (Sisi Kedua) 

Langkah ke-3 yang dapat kita tempuh adalah tetap mencetak data yang akan kita ajukan / konsultasikan tersebut, tetapi menggunakan sisi kedua / kertas bekas. Selain menekan suatu penghematan, penggunaan kertas bekas ataupun kertas yang baru untuk konsultasi / koreksi data tidak akan mempengaruhi data / dokumen tersebut. Walaupun nantinya akan dilakukan koreksi berulang kali, bagi kita tidak akan mempengaruhi tingkat pemborosan penggunaan kertas. Walaupun kita akan konsultasi 10 kali sekalipun, kita tidak akan melakukan pemborosan, karena kita menggunakan kertas bekas tersebut. Kemudian setelah dokumen tersebut dinyatakan final, maka kita baru mencetak menggunakan kertas yang baru untuk proses pengesahannya. Karena pada dasarnya pembuatan kertas HVS yang dibuat dengan tekstur dan warna yang sama dikedua sisinya adalah untuk mempermudah pemanfaatan di kedua sisinya tersebut. Tetapi terkadang kita kurang menyadari hal tersebut. Karena pada dasarnya kebenaran sebuah dokumen bukan didasarkan atas baru / bekasnya kertas yang digunakan tetapi atas dasar tingkat akurasi data yang diolah. Apalah artinya dokumen, walaupun menggunakan kertas yang baru tetapi data-datanya salah. Oleh sebab itulah, apa salahnya jika kita harus memanfaatkan kedua sisi kertas tersebut untuk suatu tindakan yang cerdas.

-----------------------------------------------------------------------------------------------

-----------------------------------------------------------------------------------------------

Tidak ada komentar:

Posting Komentar

Terima Kasih Atas Kunjungannya